Privacy Notice

1. Oplysninger omAhlsellsbehandling af personoplysninger –Leverandører og forretnings- og samarbejdspartnere

Ahlsellværdsætter dit privatliv og ønsker derfor, at du nemt kan finde information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Kontakt

AhlsellDanmark Holding ApS, cvr: 19541142, ("Ahlsell", "vi", "os", "vores") er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der er beskrevet i denne information. Hvis du har spørgsmål om vores behandling af personoplysninger eller ønsker at udøve nogen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os.

Ahlsell DanmarkHoldingApS

Jydekrogen2A

2625 Vallensbæk

Denmark

+45 963 060 00 (spørg efter Compliance Manager)

datarequest@ahlsell.se

Disse oplysninger beskriver specifikt vores behandling af personoplysninger i forbindelse med vores loyalitetsprogram (“A-Klubben”).

For mere information om dine rettigheder, deling af personoplysninger, hvornår behandling af personoplysninger finder sted uden for EU/EØS, kilden til personoplysningerne og muligheden for at fravælge behandling af personoplysninger, se Ahlsell.DK: https://www.ahlsell.dk/da/om-os/behandling-af-personoplysninger. Her finder du alle oplysninger om Ahlsellsbehandling af personoplysninger fordelt på kategori af registrerede.

2. HVILKE PERSONOPLYSNINGER BEHANDLER VIom dig?

Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med dit medlemskab afA-Klubben. Vi indsamler kun de personoplysninger, vi har brug for til det pågældende formål. Vi indsamler og behandler følgende kategorier af personoplysninger:

Identitetsoplysninger: oplysninger, der gør det muligt at identificere dig,såsomdit navn, koordinationsnummer eller organisationsnummer (i tilfælde af en enkeltmandsvirksomhed, der er leverandør til os), underskrift og bank-ID.

Kontaktoplysninger: oplysninger, der gør det muligt for os at kontakte dig,såsomdin adresse, e-mailadresse og telefonnummer.

Leverandøroplysninger: leverandørnummer,også kaldetleverandør-ID, og oplysninger, som vi kontrollerer for at sikre, at vores leverandører og forretnings- og samarbejdspartnere er troværdige, såsom kreditværdighed, eventuel optagelse på sanktionslister på både virksomheds- og ejerniveau og et adfærdskodeks-spørgeskema(CoC),som leverandøren har udfyldt.

Joboplysninger: oplysninger om din rolle i den organisation, du repræsenterer,såsomjobtitel, oplysninger om den virksomhed, du repræsenterer, og virksomhedens geografiske placering.

Besøgsoplysninger: oplysninger om fysiske besøg, såsom kostpræferencer, bilens registreringsnummer, noter og resultater fra hjemmekontrol, hvem der blev besøgt, oplysninger om ulykker og hændelser under besøget samt fotos (stillbilleder og video) fra overvågningskameraer, aflæsningssteder og vores arrangementer.

Kommunikation: oplysninger i din kommunikation med os,såsomindholdet af e-mails, supportsager, andre kommentarer, fotos (stillbilleder og videoer) fra digitale møder/kurser (undertiden også lydoptagelser), video- og lydoptagelser fra møder, interviewsosv.

Bankoplysninger: oplysninger, der er nødvendige for, at vi kan foretage betalinger,såsomleverandørfakturaer, bankoplysninger, betalingsbetingelser, omkostningscentreosv.

Tekniskeoplysninger:oplysninger om den enhed, du bruger (f.eks.computer eller mobiltelefon), såsom IP-adresse, operativsystem og browsertype samt oplysninger om din brugeradfærd, lokaliseringsoplysninger, browserhistorik og engagementsmålinger fra modtagere af e-mailmarkedsføring, herunder "læst"-status og tidsstempler for e-mails, som indsamles via cookies eller lignende sporingsteknologier.

3. Hvorfor, på hvilketretsgrundlag og hvor længe behandler vi dine personoplysninger?

3.1 Køb af produkt/service og styring af leverandørforhold

Administration af leverandørforhold
Formål	Styring af leverandørrelationer og potentielle leverandørrelationer, herunder blandt andet baggrundstjek af leverandørers kreditværdighed og tjek i relation tilAhlsellsadfærdskodeks, samt on-boarding-foranstaltninger (f.eks. oprettelse og underskrivelse af aftaler),offboardingog vedligeholdelse af leverandører i vores IT-systemer/IT-tjenester.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger,leverandøroplysninger,serviceoplysninger, kommunikation.
Retsgrundlag	Enkeltmandsvirksomheder: Opfyldelse af en kontrakt (GDPR, artikel 6.1(b)) –nødvendig for at opfylde en kontrakt, som du er part i, eller for at gennemføre foranstaltningerpådin anmodning forud for indgåelseaf en sådan kontrakt. Andre juridiske enheder:Legitiminteresse (GDPR, artikel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for atforfølgevoreslegitimeinteresse i at administrere vores kontraktforhold og opfylde vores forpligtelser i henhold til aftalen. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaringsperiode	Personoplysninger slettesti(10) år efter afslutningen af leverandørforholdet. Personoplysninger vedrørende konti hosAhlsellslettesseks (6)måneder efter afslutningen af leverandørforholdet.

Ordrehåndtering
Formål	At administrere ordrer/afkald/køb og andre forpligtelser i henhold til aftaler, herunder blandt andet afgivelse af ordrer, modtagelse af leverancer og fakturaer, betaling herfor og anden løbende administration af leverancer af produkter og tjenester tilAhlsell.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger, serviceoplysninger,besøgsoplysninger,bankoplysninger, kommunikation.
Retsgrundlag	Enkeltmandsvirksomheder: Opfyldelse afen kontrakt(GDPR, artikel 6.1(b)) Andre juridiske enheder:Legitiminteresse(GDPR, artikel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for atforfølgevoreslegitimeinteresse i atafgiveordrer, modtage leverancerog opfylde vores øvrige forpligtelser i henhold til aftalen. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaringsperiode	Personoplysninger slettes fem (5) år efter, at ordren/købet er gennemført.

Returneringer, klager og krav
Formål	At håndtere vores returneringer, klager, krav og andre afvigelser i relation til ordrer/afkald/køb, såsom afvigelser i fakturaer, returneringer og ankomster.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger, leverandøroplysninger,serviceoplysninger, bankoplysninger, kommunikation.
Retsgrundlag	Legitiminteresse(GDPR, artikel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for atforfølgevoreslegitimeinteresse i at håndterevoresreturneringer, klager og krav. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaring	Personoplysninger slettes fem (5) år efter, at ordren/købet er gennemført.

3.2 Besøg på vores lokationer

Besøg
Formål	Administration af besøg, herunder blandt andet tilvejebringelse af parkering og gæstenetværk på vores lokaler, administration af adgangskontrol i butikker,logistikcenter(LC), andre lokaler og kontorer, kureradministration og tilfældige såkaldte hjemmekontroller udført af sikkerhedsfirmaer, som visamarbejder med for at sikre, at ingen ejendom fjernes ulovligt fra vores lokaler/områder.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger,leverandøroplysninger,bankoplysninger,serviceoplysninger, besøgsoplysninger, kommunikation,tekniskeoplysninger(ved brug af gæstenetværk).
Retsgrundlag	Behandlingen af visse tekniskeoplysninger, der indsamles via cookies eller lignende sporingsteknologier under brug, er baseret på dit samtykke, som vi har indhentet via vores cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)og § 3 i cookiebekendtgørelsen). Andreoplysningerbehandles på grundlag af legitim interesse (GDPR, artikel 6.1(f))- behandlingen er nødvendig for atforfølgevores legitime interesse i at administrere besøg på vores lokationerog sikre et passende sikkerhedsniveau i forbindelse hermed. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaringsperiode	Personoplysninger slettestredive (30) dage efter besøget. Tekniskeoplysningerslettes i overensstemmelse medAhlsellscookieadministrationsmodul.

Kategorier af personoplysninger	Besøgsoplysninger.
Retsgrundlag	Legitiminteresse(GDPR, artikel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for atforfølgevoreslegitimeinteresse i at sikre et sikkert miljø for os og vores besøgende og forhindre uautoriserede personer i at opholde sig på vores område. Kontakt os, hvis du ønsker at vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaring	Personoplysninger slettestredive (30) dage efter besøget, undtagen i tilfælde af eventuelle undersøgelser.

Hændelser og ulykker
Formål	Håndtering af hændelser og rapportering af ulykker, hændelser, brande osv.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger, serviceoplysninger, besøgsoplysninger, kommunikation.
Retsgrundlag	Legitiminteresse(GDPR, artikel 6.1(f)) – behandlingener nødvendig for atforfølgevoreslegitimeinteresse i at håndtere hændelser, ulykkerosv.Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaring	Personoplysninger slettes senest tredive (30) dage efter besøget.

3.3 Levering af tjeneste

Support
Formål	At yde support og besvare spørgsmål/håndtere sager fra leverandører.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger,leverandøroplysninger,serviceoplysninger, kommunikation, bankoplysninger.
Retsgrundlag	Legitiminteresse(GDPR, artikel 6.1(f)) –behandlingen er nødvendig for atforfølgevoreslegitimeinteresse i at yde support og bistå vores leverandører ved at besvare spørgsmål, give oplysninger, løseproblemerosv.Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaring	Personoplysninger vedrørende support og udviklingsarbejde slettes seks (6) måneder efter, at supportsagen/udviklingsarbejdet er afsluttet.

Yderligere tjenester
Formål	At levere tjenester såsom uddannelse og IT-systemer/IT-tjenester gennem vores partnere.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger,leverandøroplysninger,serviceoplysninger, besøgsoplysninger,bankoplysninger, kommunikation, tekniskeoplysninger.
Retsgrundlag	Behandlingen af visse tekniskeoplysninger, der indsamles via cookies eller lignende sporingsteknologier under brug, er baseret på dit samtykke, som vi har indhentet via vores cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)og § 3 i cookiebekendtgørelsen). Andreoplysningerbehandles på grundlag af legitim interesse (GDPR, artikel 6.1(f))–behandlingen er nødvendig for atforfølgevores legitime interesse i at levere uddannelse og andre tjenester. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaringsperiode	Personoplysninger slettes fem (5) år efter, at tjenesten er leveret. Tekniskeoplysningerslettes i overensstemmelse medAhlsellscookieadministrationsmodul.

3.4 Markedsføringogbegivenheder

Markedsføring
Formål	At markedsføre og informere om vores virksomhed via telefon, e-mail, hjemmesider, sociale medier, pressemeddelelser og anden kommunikation til leverandører og potentielle leverandører.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger, leverandøroplysninger, serviceoplysninger, tekniskeoplysninger.
Retsgrundlag	Behandlingen af visse tekniskeoplysninger, der indsamles via cookies eller lignende sporingsteknologier, er baseret på dit samtykke, som vi har indhentet via vores cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)og § 3 i cookiebekendtgørelsen). Behandling af dine oplysninger ifm. direkte markedsføring (nyhedsbreve) er baseret på dit samtykke (GDPR, artikel 6.1(a) og markedsføringslovens § 10). Andreoplysningerbehandles på grundlag af en legitim interesse(GDPR, artikel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for atforfølgevores legitime interesse i at administrere besøg på vores hjemmeside og sikre et passende sikkerhedsniveau i forbindelse hermed. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaringsperiode	Personoplysninger slettes fem (5) år efter afslutningen afleverandør-,forretnings- og partnerforholdet. Personoplysninger i forbindelse med udsendelse af nyhedsbreve slettes, når vi har modtaget meddelelse om, at den aktuelle kontaktperson er fratrådt, eller i forbindelse med meddelelse om, at kontaktpersonen ikke længere ønsker at modtage nyhedsbreve. Personoplysninger i forbindelse med undersøgelser slettes seks (6) måneder efter afslutningen. Tekniskeoplysningerslettes i overensstemmelse medAhlsellscookieadministrationsmodul.

Fotos og videoer i markedsføring
Formål	Brug af stillbilleder og bevægelige billeder såsom fotografier, lydoptagelser og videoer fra begivenheder i internt og eksternt kommunikations- og markedsføringsmateriale. Vi bruger AI-teknologi til at producere, redigere og identificere fotos og videoer.
Kategorier af personoplysninger	Besøgsoplysninger.
Retsgrundlag	Legitiminteresse(GDPR, artikel 6.1(f)) –behandlingen er nødvendig for atforfølgevoreslegitimeinteresse i at gøre vores markedsføringsmateriale visuelt tiltalende og relevant. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaring	Personoplysninger behandlesi den periode, de anvendes, og i maksimalt fem (5) år.

Begivenheder og konkurrencer
Formål	At invitere til og administrere deltagelse i vores begivenheder og konkurrencer, herunder at kontakte deltagerne efterfølgende.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger, serviceoplysninger, besøgsoplysninger, kommunikation.
Retsgrundlag	Legitiminteresse(GDPR, artikel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for atforfølgevoreslegitimeinteresse i at afholde arrangementer og konkurrencer. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores. Når vi behandler kostpræferencer, der involverer helbredsoplysninger, baserer vi vores behandling på samtykke (GDPR, artikel9.2(a)).
Opbevaring	Personoplysninger behandlesunder det aktuelle arrangement/den aktuelle konkurrence. Hvor det er relevant, kan personoplysninger opbevares i op til tre (3) måneder efter arrangementet og op til et (1) år efter konkurrencen for at følge op på arrangementet, verificere gevinster og administrere præmier i forbindelse med konkurrencen.

3.5 Forretningsanalyseog -udvikling

Analyse og forbedring af driften
Formål	Løbende indsamling afoplysningertil statistik, rapporter og analyser til støtte for analyse, udvikling, strømlining og opfølgning på vores drift, forretningssystemer, processer og strategier ved blandt andet at følge op på resultatet af virksomhedens kommercielle transaktioner med henblik på at analysere og øge rentabiliteten og gennemføre interessentanalyser.
Kategorier af personoplysninger	Alle personoplysninger, der er angivet idenne information, se afsnit2ovenfor.
Retsgrundlag	Behandlingen af visse tekniskeoplysninger, der indhentes via cookies eller lignende sporingsteknologier under brug, er baseret på dit samtykke, som indhentes via vores cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)og § 3 i cookiebekendtgørelsen). Andreoplysningerbehandles på grundlag af legitim interesse (GDPR, artikel 6.1(f)) –behandlingen er nødvendig for atforfølgevores legitime interesse i at analysere vores aktiviteter på forskellige niveauer og forbedrevores tjenester. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaringsperiode	Der opbevares ikke personoplysninger specifikt til dette formål. Personoplysninger, der danner grundlag for dette formål, opbevares i overensstemmelse med de opbevaringsperioder, der er angivet for hvert formål, som beskreveti oplysningerne på denne underside. Tekniskeoplysningerslettes i overensstemmelse medAhlsellscookieadministrationsmodul.

3.6 Generel behandling

Regnskab
Formål	Administrere regnskabsforpligtelser, herunder gemme regnskabsmateriale og udarbejde årsrapporter.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger, leverandøroplysninger,bankoplysninger,kommunikation.
Retsgrundlag	Juridisk forpligtelse (GDPR, artikel 6.1(c) og§ 12 ibogføringsloven).
Opbevaring	Personoplysninger slettesfem(5)år efter udløbet af det kalenderår, hvor regnskabsåret sluttede.

IT- og informationssikkerhed
Formål	At beskytte vores IT-systemer (så de fungerer korrekt og sikkert), udføre tests, fejlfinde og undersøge IT-sikkerhedshændelser og årsager til tekniske problemer samt gendanneoplysningeri IT-systemer, når det er nødvendigt (f.eks. sikkerhedshændelse). Der udføres regelmæssige sikkerhedskopieringer.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger,leverandøroplysninger,serviceoplysninger, besøgsoplysninger, bankoplysninger, tekniskeoplysninger, kommunikation.
Retsgrundlag	Behandlingen af visse tekniskeoplysninger, der indsamles via cookies eller lignende sporingsteknologier under brug, er baseret på dit samtykke, som vi har indhentet via vores cookiebanner (GDPR, artikel 6.1(a)og § 3 i cookiebekendtgørelsen). Andreoplysningerbehandles på grundlag af en legitim interesse (GDPR, artikel 6.1(f)) –behandlingen er nødvendig for atforfølgevores legitime interesse i at sikre tilstrækkelig IT- og informationssikkerhed på. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaringsperiode	Personoplysninger, der anvendes til test af vores IT-systemer,opdateres itestmiljøeten(1)gang om året. Sikkerhedskopier af personoplysninger i vores IT-systemer opdateres løbende, og gamle versioner slettes efter højst tolv (12) måneder. Personoplysninger, der behandles for at beskytte os mod uautoriseret adgang, overbelastning og andre sikkerhedsrisici, opbevares normalt ikke. Hvis IT-systemer imidlertid blokeres, f.eks. af sikkerhedsmæssige årsager, opbevares oplysningerne i tre (3) måneder. Personoplysninger, der indsamles i form af logfiler om/under fejlfinding, opbevares i højst et (1) år. Tekniskeoplysningerslettes i overensstemmelse medAhlsellscookieadministrationsmodul.

Tilsyn, krav og hændelser
Formål	At undersøge hændelser, reagere på krav og levere de ønskede oplysninger til tilsynsmyndighederne i tilfælde af tilsyn.
Kategorier af personoplysninger	Kategorier af personer og personoplysninger, der anmodes om i tilfælde af hændelser og tilsyn.
Retsgrundlag	Overholdelse af en juridisk forpligtelse (GDPR, artikel 6.1(c) og GDPR, artikel 31, 33-34 og artikel 58).
Opbevaring	Personoplysninger behandles,så længe hændelsen eller tilsynetpågår, og i op tilfireogtyve (24)måneder derefter.

Tvister
Formål	Beskyttelse af vores interesser i tilfælde af en tvist.
Kategorier af personoplysninger	De kategorier af personer og personoplysninger, der er nødvendige i forbindelse med tvisten og de involverede parter.
Juridisk	Legitiminteresse(GDPR, artikel 6.1(f)) – for at kunneforfølgevoreslegitimeinteresser i tilfælde af en tvist. Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan vi har afvejet dine interesser i forhold til vores.
Opbevaring	Personoplysninger opbevares, så længe tvisten varer, og i ti(10)år derefter.

Rettigheder i henhold til GDPR
Formål	At imødekomme din anmodning om at udøve dine rettigheder i henhold til GDPR.
Kategorier af personoplysninger	Identitetsoplysninger, kontaktoplysninger og andre oplysninger om dig, som du angiver i din anmodning, og som er nødvendige for at imødekomme den.
Retsgrundlag	Juridisk forpligtelse (GDPR, artikel 6.1(c) og GDPR, kapitel III).
Opbevaring	Personoplysninger opbevares ifireogtyve (24)måneder, efter at vi har behandlet din anmodning.

Juridiske forpligtelser
Formål	At overholde juridiske forpligtelser i henhold til f.eks. hvidvaskningsloven eller reglerne om produktansvar og produktsikkerhed.
Kategorier af personoplysninger	Kun de kategorier af personoplysninger, der er nødvendige for at opfylde den respektive juridiske forpligtelse.
Retsgrundlag	Overholdelse af enjuridiskforpligtelse (GDPR, artikel 6.1(c) ogf.eks.hvidvaskningsloven, produktansvarsloven).
Opbevaring	Personoplysninger opbevares generelt i fem (5) år fra den dato, hvor de blev indsamlet. Hvis det er nødvendigt for at forebygge, opdage eller efterforske hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, opbevares oplysningerne i op til ti (10) år. For andre juridiske forpligtelser kan andre opbevaringsperioder gælde i overensstemmelse med den relevante lovgivning.